重拾时间管理GTD系统

重拾时间管理GTD系统 – 褪墨

亲,你管好自己的时间了吗?

这句话是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜时间的话。近期多角度、多方位、多种类的杂事(stuff)袭来,让经常以“时间管理爱好者”自居的我的状态多少有些波动,同时也体现了“兵马未动,粮草先行”的重要性:不把粮草准备好,兵马打起仗来就没有安全感。要改变,第一步就得坦诚面对问题:最近的抗干扰能力就像考场手机信号屏蔽一样弱爆了,这是拖延症的典型表现之一。

下面,借助对几年来实践时间管理方法的回顾,重整思绪,突破瓶颈,恢复状态。

一 摸爬滚打

3年多GTD迂回之路:盲目模仿使用纸笔1个月,转战“单机”软件MLO约半年,尝试可在线存储的Doit.im等若干工具约1年,有了传说中的神器palm四大天王很有爱1年,Blackberry到手后简洁的NextAction吸引了我半年,Android下简化为Calendar与Web同步稳定有效使用半年,定格IOS下Omnifocus注:不是我不会算数,而是我也搞不清工具间切换的具体日期了,大多都是交叉重叠使用)。

总结:形成系统很重要

有如此复杂的工具使用经历,主要有两点原因:

  1. 最初受限于购买能力,无法一步到位使用向往的工具;
  2. 当前的环境下,有效的时间管理方法还没有得到普及,致使很多人走了不少弯路。

另外补充一点,Palm手机信号时有时无,Blackberry知趣的失踪,Android另找新欢等一系列事件,也为进化到IOS平台作出了不可磨灭的贡献,在此纪念它:Palm650Blackberry 8700Samsung S5570

 

渐入佳境

大约半年多前,也就是入手Android一段时间后,当时作了一篇小文《个人综合管理系统Android版》总结,已经形成了较为系统的工具集。在此将当时文中未更新的部分写在这里供Android平台的朋友们参考:这里指的个人综合管理,泛指对个人时间、知识、思维的管理,除原文介绍的内容外,主要针对知识管理以及时间管理进行了改进。

  • 知识管理:将Wiz替换为Evernote,主要是因为用户体验方面的差异巨大。
  • 时间管理:将Doit.im去掉,简化为Google日历与手机自带日历同步(使用Exchange近似推送PUSH功能)+ 笔记的方式。减少了不少多余的操作,但也带来一个隐患:GTD中的回顾功能实现度较低,仅仅可以通过日历查看重大任务节点。至此,Palm OS、Blackberry OS、Android OS三大智能平台均已尝试。

三 系统形成

因为一次偶然的机会,2012-3-11在苏宁购入iPhone 4S,正式接触IOS。有了之前智能系统的使用经验再看IOS的用户体验,的确感受到了质的不同。更重要的是,这些体验正是我所需要的。

Google了众多热心网友分享的IOS GTD实践心得,外加一个神级(包括高昂的售价和单一的平台)的软件Omnifocus和其完善的视频教程。仅仅最便宜的iPhone版也卖128元,在此之前,从来没有想象过,我会买这么贵的手机软件,都可以用来买部老年电话了。

得益于之前掌握的理论基础(GTDZTD),很快便整好了IOS平台下的个人综合管理系统。下面以时间管理为例进行总结:

前言

但凡涉及底层的东西,都与个体紧密相关,也就是说,以下的内容是完全基于个人特点(所处的环境、现有资源、工作生活习性)深度定制后的时间管理系统。而且,我越来越坚信,最好用的系统也必定是经过深度定制的。对于想尝试的朋友,建议:先去打好理论基础,结合自己的特点与目标需求,定制属于自己的系统。但,不要花太多时间,据说工具的挑选是个瓶颈。而且,网上已有各种各样的优秀的系统的总结供你参考。

注:请确保看过前言了。

0. 总览图

gtd-system

请到这里下载大图观看:快盘/ 新浪爱问共享

按照流程执行顺序(收集→处理→组织→执行→回顾)分别介绍,最后再附一些Tips。

注:此流程非GTD原版流程,乃个人定制调整后的,仅供参考。关于文中所列软件的具体用法请参考自带帮助或搜索,为节约篇幅,本文不再详述。

1. 收集:清空杂事,专注当下;深度收集,分类存放。

  • 用到的工具:以Omnifocus为主线,整合Evernote、笔记本(纸)、电脑文件夹等。
  • 具体做法:想法/任务/信息 →记录到纸质笔记本/纸条中→空闲时间集中录入到Omnifocus(简称OF)中的收件箱

2. 处理:将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成下一步行动(即具体可行的步骤)

  • 用到的工具:Omnifocus、纸笔;
  • 具体做法:思考收件箱中stuff的解决办法(即一个或多个下一步行动),判断该Stuff是否可行来确定继续处理还是将其归类到”将来也许“清单、”等待“清单或者直接删掉。如果可行,则考虑预期目标并进行步骤分解。在这里,处理的输出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一个个具体的行动。

注意:分解的行动(Tasks)必须为动词开头(意即可执行)。

3. 组织:计划每个“下一步行动”

  • 用到的工具:Omnifocus 、Clear、Calendar(自带);
  • 具体做法:找个相对完整的时间,打开OF的收件箱。逐条审视,并按照以下步骤判断:是否”2分钟“(泛指很短时间)能完成?如果是或者对于类似购物备忘、查检表清单等,就交给Clear;有明确期限的单个任务放入神圣的日历(Calendar)。最后一个步骤是赋予属性:分配情景Context(OF里叫“上下文”)→分配项目(OF的将任务“下钻”至另一任务或项目中的功能很不错)→分批时间计划

以上内容适合每日有3-5个任务的情况,如果每天的任务数较多,就需要考虑一些技巧。

  • 每周一标注当周的重要日程(OF里有旗标功能);
  • 每天早晨标注3件最重要的事

这样,在执行时就可以按照旗标的顺序依次执行,有的放矢。

对于类似读书清单类的任务直接用Single Action Group来代替新建一个Project以方便操作。

例如,我将每天早晨比做的几个小任务打包成一个晨间序列

我的晨间序列中包含以下子任务:

  • 背单词
  • 定计划
  • 阅读RSS
  • 确认员工安排

每执行完一个在OF中打一个钩,同时自动生成了明天的任务。

4. ★ 执行:按情景(上下文)批量处理任务,多使用小系统(小系统是指在日常工作生活中,积累下来的优秀操作模式),必要时用番茄时间防止分心。

  • 用到的工具:Omnifocus
  • 具体做法:根据当前所在的情景(比如办公室)选择对应的下一步行动去执行。因为这样批量的去进行,效率会很高,避免了“换线”。其中OF有个有用的功能,可以通过视图按钮选择“可用”,这样过滤出的下一步行动都是当前可操作的内容。
  • 选择当下要做的下一步行动,参考四条准则 :
  • 场合:在步骤中加入动词有助于确定情景
  • 时间:首先准备好充足的时间
  • 精力:注重休息与锻炼
  • 轻重缓急:考虑了前面几项因素后,再调整好心情就可以全心干活了!
  • 行动清单的执行优先级三原则:
    • 优先做自己时间管理系统内的下一步行动;
    • 利用收件箱将突发事务过滤(延缓执行紧急但不重要的),专注在手上的工作;
    • 规划的时间:找个空档时间,静静思考,处理类似每周检视的事情。

    减少干扰源,小事集中处理,尽量保证每天有充足的免打扰时间段。

    开动前,准备好身、心、相关材料,哪怕是一小点的开始也很有价值。

    具体执行时,可每天分别设置当天“必须、应该、可以”做的3件事,这样更易执行。(借鉴了网友“@无尽之眼”的敏捷个人方法)

    必要时使用番茄计时器/关闭网络/找“小黑屋”。

    5. 回顾:(每周/每月/每年)确保整个系统运行正常,承先启后,反思改进。

    • 用到的工具:Omnifocus(如果有Mac或iPad会好些,iPhone里回顾功能较弱)

    1) 周回顾(每周六)

    • 清空收件箱(Omnifocus、Evernote、笔记本)、收藏夹(foxmail、微博、Chrome)
    • 查看Omnifocus所有的任务清单及行动清单,确认上周完成情况
    • 查看日历(拟定下周日程)
    • 查看本周做的笔记(想法、记录等)

    2) 月回顾(每月底)

    • 从“六个高度”分别检视本月内容;六个高度的内容在《搞定》中是指:
    • 50000ft:人生目标、价值观;
    • 40000ft:三年后事业及个人愿景;
    • 30000ft:一年目标,每年检视日记,制作出年度计划;
    • 20000ft:角色责任,对照自己关注的范围,进行确认;(将Project Folder设置为各种角色,如个人修炼(含读书、体育锻炼等)、工作项目(工作中所担任的各种角色要做的项目)、杂事)
    • 10000ft:项目,使用Omnifocus分解为下一步行动,并做好每周回顾;
    • 跑道:下一步行动,使用Omnifocus批量处理;
    • 初步拟订下月计划

    从六个高度,按照心智,健康,家庭,工作,社交,娱乐,理财7个类别进行回顾。这可帮助自己掌控方向,避免失衡。我觉得六个高度好像一个知识系统,让我可以随时检视人生的方向哪部分自己还不清晰,并进而引发自己学习的方向。

    一些Tips

    1. 小系统常态化:建立/固化可信赖的小系统

    • 将重复、例行、特定环境、条件相对固定的事项归类,建立起小系统。
    • 流程:探索→归纳→固化→改进

    2. 简化:通过OF的视图选项减少与当前无关的事项带来的干扰。

    这样就不需要删除任务了,平时只需在视图选项设置为“可用”,到回顾时可以选择为“全部”,避免漏项。

    3. 信息/文档的管理

    • “实体”文件:Total Commander(文件管理)/Everything(文件搜索)/金山快盘(文件同步)/IrfanView(图片处理)
    • “知识”文件:Evernote/微博/博客/备忘/iBooks笔记/思维导图
    • 简化“桌面” (办公桌面、电脑桌面、硬盘等)

    4. Omnifocus使用习惯总结

    Omnifocus适合“错综复杂”,具备回顾必要性的事件。
    • 【空闲时】查看Omnifocus中“预测”和“已标注”(旗标),执行;
    • 【来电时】开始录入Omnifocus或纸笔(时间紧的时候),最终汇入Omnifocus“收件箱”;
    • 【临睡前】使用Mac版Omnifocus整体/批量调整各种项目/想法;
    • 【周末】用Mac版Omnifocus回顾及下一步计划准备。

    三 还没结束

    工具再好用,它也仅仅是工具,无法代替你判断、思考。本篇文章还仅仅停留在“术”的层面,后面还有很长的路要走。

    希望有一天,现实社会中的人们不再被单一价值观绑定,找到真正的快乐!

    注: